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Digitaler Beleg für eine automatisierte Buchhaltung

Möchtest Du Deine Buchhaltung automatisieren und damit effizienter gestalten, kommst Du um digitale Belege nicht herum. Die digitale Belegerfassung innoviert die traditionelle Buchhaltung und bringt eine erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung mit sich. Zudem werden die Genauigkeit und Zugänglichkeit finanzieller Daten erheblich verbessert – ein Grund, weshalb digitale Belege ein integraler Bestandteil einer fortschrittlichen Geschäftsverwaltung sind.

Definition und Grundlagen elektronischer Belege

Bei einem digitalen Beleg handelt es sich um die elektronische Form einer Quittung oder Rechnung. Also: Jedes Dokument, das eine Transaktion bestätigt und in digitaler Form vorliegt, gilt als digitaler Beleg. Dieser beinhaltet alle wichtigen Daten, die mit der jeweiligen Transaktion zusammenhängen und kann prinzipiell in unterschiedlicher Form vorliegen: als E-Mail-Bestätigung eines Online-Kaufs, als elektronische Fahrkarte oder als digitale Rechnung von einem Dienstleister. Für Unternehmen bedeutet der Einsatz digitaler Belege eine erhebliche Vereinfachung in der Buchhaltung und Dokumentenverwaltung.

Effiziente Buchhaltung durch elektronische Belege

In der Buchhaltung bieten digitale Belege Effizienz und Genauigkeit. Aber wie funktionieren sie genau? Durch einen Kauf oder eine Transaktion wird ein Beleg erstellt, welcher dem Kunden zugestellt wird. Dieser digitale Beleg kann dann in das entsprechende Buchhaltungsprogramm eingepflegt werden. Handelt es sich um einen analogen Beleg, kann dieser einfach digitalisiert und ebenfalls der Software zur Verfügung gestellt werden. Diese kann diesen digitalen Beleg schliesslich lesen, die relevanten Daten extrahieren und sie in den entsprechenden Konten verbuchen. Dieser Prozess minimiert nicht nur menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, sondern beschleunigt auch den gesamten Prozess der Buchhaltung. Die elektronische Belegerfassung bringt aber noch viele weitere Vorteile mit sich:

  • Archivierung und Rückverfolgbarkeit: Digitale Belege sind sicher in der Cloud oder auf internen Servern gespeichert. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff und eine einfache Überprüfung der Transaktionen.
  • Zeitersparnis: Die automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung nimmt weniger Zeit in Anspruch als die manuelle Eingabe.
  • Umweltfreundlichkeit: Digitale Belege reduzieren den Bedarf an Papier erheblich.
  • Sicherheit: Durch die digitale Speicherung werden Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen zuverlässig eingehalten.

Gern unterstützen wir Dich dabei, die Digitalisierung der Buchhaltung mithilfe der elektronischen Belegerfassung voranzutreiben. Gemeinsam entwickeln wir massgeschneiderte Lösungen, um Deine Unternehmensprozesse zu optimieren.

Digitaler Beleg: die rechtlichen Aspekte

Um zu verstehen, welche Vorschriften beim Umgang mit digitalen Belegen gelten, ist es sinnvoll, die Regelungen zur Buchhaltungspflicht zu betrachten. Diese sind im schweizerischen Obligationenrecht verankert: Artikel 957 Absatz 1 schreibt vor, dass juristische Personen, Einzelunternehmen, Personengesellschaften und mitunter auch Vereine zur Buchhaltung verpflichtet sind. Beträgt der jährliche Umsatz weniger als CHF 500‘000, genügt die einfache Buchführung. Unabhängig von der Art der Buchhaltung besteht die sogenannte Belegpflicht. Das bedeutet: Wenn Du ein Kassenbuch führst, muss jede Eintragung durch einen Beleg nachgewiesen werden. Dabei gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen:

  • Dauer: Belege müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese langfristige Speicherung soll sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für steuerliche oder rechtliche Prüfungen verfügbar sind. Durch die digitale Belegerfassung gestaltet sich die Aufbewahrung und Archivierung deutlich unkomplizierter und sicherer.
  • Echtheit: Digitale Belegsysteme müssen die Echtheit jedes Belegs sicherstellen und Verfälschungen verhindern.
  • Lesbarkeit: Auch über lange Zeiträume hinweg müssen digitale Belege in einem lesbaren Format gespeichert werden. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Belege jederzeit für Prüfungen zugänglich sind.
  • Datenschutzkonformität: Bei der Speicherung von digitalen Belegen müssen die Datenschutzgesetze eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig, da viele Belege sensible persönliche oder geschäftliche Informationen enthalten. Entsprechende Software ist in der Regel so konzipiert, dass die Datenschutzkonformität jederzeit geboten ist.
  • Zeitpunkt der Speicherung: Das System muss den genauen Zeitpunkt der Speicherung jedes Belegs dokumentieren und sicherstellen, dass diese Information nicht verändert werden können.

Traditionelle vs. digitale Belegerfassung

Die Entscheidung zwischen digitaler und traditioneller Belegführung ist massgeblich, wenn es um die Buchhaltung geht. Obwohl sich die traditionelle Belegführung bewährt hat, ist sie im Vergleich zur digitalen Variante hinsichtlich einiger Kriterien nachteilig:

traditionell digital
Verarbeitung manuell automatisiert
Archivierung physisch digital
Zugänglichkeit nur vor Ort jederzeit und überall
Sicherheit Risiko von Verlust und Beschädigung hohe Datensicherheit, Verschlüsselung
Kosten Druck, Lagerung, Entsorgung geringe laufende Kosten
Umweltbelastung höher wegen des Papierverbrauchs gering/gar nicht
Fehleranfälligkeit höher aufgrund manueller Prozesse reduziert durch Automatisierung
Zeitaufwand hoch durch manuelle Eingabe gering

Verarbeitung

  • Traditionell: manuell
  • Digital: automatisiert

Archivierung

  • Traditionell: physisch
  • Digital: digital

Zugänglichkeit

  • Traditionell: nur vor Ort
  • Digital: jederzeit und überall

Sicherheit

  • Traditionell: Risiko von Verlust und Beschädigung
  • Digital: hohe Datensicherheit, Verschlüsselung

Kosten

  • Traditionell: Druck, Lagerung, Entsorgung
  • Digital: geringe laufende Kosten

Umweltbelastung

  • Traditionell: höher wegen des Papierverbrauchs
  • Digital: gering/gar nicht

Fehleranfälligkeit

  • Traditionell: höher aufgrund manueller Prozesse
  • Digital: reduziert durch Automatisierung

Zeitaufwand

  • Traditionell: hoch durch manuelle Eingabe
  • Digital: gering

Angesichts dieser Aspekte ist es empfehlenswert, mit digitalen Quittungen zu arbeiten. Eine zusätzliche Arbeitserleichterung verschafft Dir die Zusammenarbeit mit uns. Als Experten auf dem Gebiet der Buchhaltung arbeiten wir mit professioneller Software unserer Partner und steigern damit die Effizienz Deiner Prozesse.

Digitale Belegerfassung – auf die Experten von redmin vertrauen

Digitale Belege sind ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Geschäftsführung geworden, denn sie bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Profitiere auch Du von den Vorzügen elektronischer Quittungen und sichere Dir unsere Leistungen rund um die automatisierte Buchführung. Als erfahrener KMU-Treuhänder bieten wir Dir ausserdem Unterstützung bei Jahresabschlüssen, aber auch, wenn es um die Vereinsbuchhaltung geht. Für mehr Informationen kannst Du Dir gern unsere Übersicht anschauen.

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