Digitaler Beleg für eine automatisierte Buchhaltung

Definition und Grundlagen elektronischer Belege

Bei einem digitalen Beleg handelt es sich um die elektronische Form einer Quittung oder Rechnung. Also: Jedes Dokument, das eine Transaktion bestätigt und in digitaler Form vorliegt, gilt als digitaler Beleg. Dieser beinhaltet alle wichtigen Daten, die mit der jeweiligen Transaktion zusammenhängen und kann prinzipiell in unterschiedlicher Form vorliegen: als E-Mail-Bestätigung eines Online-Kaufs, als elektronische Fahrkarte oder als digitale Rechnung von einem Dienstleister. Für Unternehmen bedeutet der Einsatz digitaler Belege eine erhebliche Vereinfachung in der Buchhaltung und Dokumentenverwaltung.

Effiziente Buchhaltung durch elektronische Belege

In der Buchhaltung bieten digitale Belege Effizienz und Genauigkeit. Aber wie funktionieren sie genau? Durch einen Kauf oder eine Transaktion wird ein Beleg erstellt, welcher dem Kunden zugestellt wird. Dieser digitale Beleg kann dann in das entsprechende Buchhaltungsprogramm eingepflegt werden. Handelt es sich um einen analogen Beleg, kann dieser einfach digitalisiert und ebenfalls der Software zur Verfügung gestellt werden. Diese kann diesen digitalen Beleg schliesslich lesen, die relevanten Daten extrahieren und sie in den entsprechenden Konten verbuchen. Dieser Prozess minimiert nicht nur menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, sondern beschleunigt auch den gesamten Prozess der Buchhaltung. Die elektronische Belegerfassung bringt aber noch viele weitere Vorteile mit sich:

• Archivierung und Rückverfolgbarkeit: Digitale Belege sind sicher in der Cloud oder auf internen Servern gespeichert. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff und eine einfache Überprüfung der Transaktionen.
• Zeitersparnis: Die automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung nimmt weniger Zeit in Anspruch als die manuelle Eingabe.
• Umweltfreundlichkeit: Digitale Belege reduzieren den Bedarf an Papier erheblich.
• Sicherheit: Durch die digitale Speicherung werden Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen zuverlässig eingehalten.

Gern unterstützen wir Dich dabei, die Digitalisierung der Buchhaltung mithilfe der elektronischen Belegerfassung voranzutreiben. Gemeinsam entwickeln wir massgeschneiderte Lösungen, um Deine Unternehmensprozesse zu optimieren.

Digitaler Beleg: die rechtlichen Aspekte

Um zu verstehen, welche Vorschriften beim Umgang mit digitalen Belegen gelten, ist es sinnvoll, die Regelungen zur Buchhaltungspflicht zu betrachten. Diese sind im schweizerischen Obligationenrecht verankert: Artikel 957 Absatz 1 schreibt vor, dass juristische Personen, Einzelunternehmen, Personengesellschaften und mitunter auch Vereine zur Buchhaltung verpflichtet sind. Beträgt der jährliche Umsatz weniger als CHF 500‘000, genügt die einfache Buchführung. Unabhängig von der Art der Buchhaltung besteht die sogenannte Belegpflicht. Das bedeutet: Wenn Du ein Kassenbuch führst, muss jede Eintragung durch einen Beleg nachgewiesen werden. Dabei gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen:

• Dauer: Belege müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese langfristige Speicherung soll sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für steuerliche oder rechtliche Prüfungen verfügbar sind. Durch die digitale Belegerfassung gestaltet sich die Aufbewahrung und Archivierung deutlich unkomplizierter und sicherer.
• Echtheit: Digitale Belegsysteme müssen die Echtheit jedes Belegs sicherstellen und Verfälschungen verhindern.
• Lesbarkeit: Auch über lange Zeiträume hinweg müssen digitale Belege in einem lesbaren Format gespeichert werden. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Belege jederzeit für Prüfungen zugänglich sind.
• Datenschutzkonformität: Bei der Speicherung von digitalen Belegen müssen die Datenschutzgesetze eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig, da viele Belege sensible persönliche oder geschäftliche Informationen enthalten. Entsprechende Software ist in der Regel so konzipiert, dass die Datenschutzkonformität jederzeit geboten ist.
• Zeitpunkt der Speicherung: Das System muss den genauen Zeitpunkt der Speicherung jedes Belegs dokumentieren und sicherstellen, dass diese Information nicht verändert werden können.

Traditionelle vs. digitale Belegerfassung

Die Entscheidung zwischen digitaler und traditioneller Belegführung ist massgeblich, wenn es um die Buchhaltung geht. Obwohl sich die traditionelle Belegführung bewährt hat, ist sie im Vergleich zur digitalen Variante hinsichtlich einiger Kriterien nachteilig: