Datenschutzerklärung

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Datenschutz ist Vertrauenssache und dein Vertrauen ist uns wichtig. Obwohl wir den Umgang mit unseren Personendaten nicht geändert haben, veröffentlichen wir auf unserer Website aufgrund des Inkrafttretens des revidierten Datenschutzgesetzes per 1. September 2023 nicht nur eine Datenschutzerklärung für unsere Websitebesuche, sondern auch für unsere Kundinnen und Kunden.

Es ist uns ein Anliegen, dass du über die Bearbeitung deiner Personendaten umfassend informiert bist. Es ist uns wichtig, dass du verstehst:

welche Personendatenwir von dir bearbeiten;
zu welchem Zweck wir deine Personendaten verwenden;
wer Zugang zu deinen Personendaten hat;
wie lange wir deine Personendaten aufbewahren;
was mit deinen Personendaten nach Ablauf unserer Geschäftsbeziehung resp. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschieht.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere Dienstleistungen und Aktivitäten, soweit wir dir dafür keine eigenen Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen.

2. Wer ist für die Bearbeitung deiner Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist ein bestimmtes Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Das heisst, dieses Unternehmen legt fest, wie die Bearbeitung erfolgt, zu welchem Zweck sie erfolgt und welche Grundsätze dafür gelten sollen. Für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung ist grundsätzlich das folgende Unternehmen verantwortlich:

redmin GmbH
Signalstrasse 9
4058 Basel
Schweiz

Für datenschutzrechtliche Anfragen kannst du uns wie folgt erreichen:

E-Mail-Adresse:
Telefon: +41 61 508 77 40

3. Was sind «Personendaten» und was heisst «Bearbeitung»

Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d. h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.

«Besonders schützenswerte Personendaten» sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z.B. Daten, die über die Religion oder politische Einstellung Aufschluss geben, Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe.

In Ziff. 5 findest du Angaben zu den Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

Mit «Bearbeiten» ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen.

4. Wer ist von einer Datenbearbeitung durch uns betroffen?

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Personen («betroffene Personen») betreffen:

Personen, die eine Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen;
Drittpersonen (wie Familienmitglieder bei Steuererklärung, Lieferanten der Kunden bei FiBu etc.),die mit denjenigen Personen, welche eine Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen, rechtlichverbunden sind;
Kontaktpersonen unserer Geschäftspartner.

5. Welche Daten bearbeiten wir von dir und zu welchem Zweck?

Welche Daten wir von dir bearbeiten, hängt von deiner Beziehung zu uns ab. Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen. Wir erheben diese Daten in erster Linie direkt von dir, z.B. wenn du uns einen Auftrag für unsere Dienstleistungen erteilt hast oder wenn du mit uns kommunizierst.

Wir bearbeiten Personendaten ausschliesslich zur Vertragserfüllung und halten dabei die gesetzlichen Anforderungen ein.

Wir bearbeiten vor allem die im folgenden beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Lauf der Zeit ändern (z.B. bei einer Adressänderung oder einer anderen Mutation), können wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand aufbewahren.

Stammdaten
Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir nebst den Vertragsdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen oder gegebenenfalls für Marketing und Werbezwecke benötigen (Einladung zu Anlässen,Newsletter etc.).

Bei Kunden und weiteren Vertragspartnern, die Unternehmen sind, bearbeiten wir Daten über unsere Kontaktpersonen, z.B. Name und Adresse, Angaben zu Titeln, zur Funktion im Unternehmen, Qualifikationen und ggf. Angaben über Vorgesetzte und Mitarbeitende.

Steuerdaten
Wir erstellen Steuererklärungen für juristische Personen. Die dafür benötigten Informationen erhalten wir ausschliesslich von dir sowie aus der Führung der Finanzbuchhaltung.

Finanzbuchhaltungsdaten
Unsere Dienstleistungen umfassen auch das Führen der Finanzbuchhaltung. Zu diesem Zweck bearbeiten wir Daten über Debitoren und Kreditoren, allfällige Angestellte und Organe.

Die dafür benötigten Informationen erhalten wir von dir, deinen Zulieferern und Dienstleistern etc.

Lohnbuchhaltungsdaten
Wir führen für unsere Kunden auch die Lohnbuchhaltung durch. Zu diesem Zweck bearbeiten wir Daten über die Mitarbeiter, die auch Daten betreffen können, die Auskunft über sozialversicherungsrechtliche Vorgänge geben oder allfällige verwaltungsrechtliche Sanktionen oder Massnahmen der sozialen Hilfe beinhalten.

Die Informationen für die Abwicklung der Lohnbuchhaltung deiner Mitarbeiter erhalten wir ausschliesslich von dir sowie den zuständigen Behörden.

Sonstige Daten
Daten von dir erheben wir auch in anderen Situationen, die wir in dieser Datenschutzerklärung nicht abschliessend umschreiben können.

Im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren etwa fallen Daten an (wie z.B.Aktenanforderung von Steuerbehörden).

Die Daten, die wir gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiten, beziehen sich nicht nur auf unsere Kunden, sondern teilweise auch auf Dritte (Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen von Verheirateten und Personen mit Kindern etc.). Wenn du uns Daten über Dritte übermittelst, gehen wir davon aus, dass du dazu befugt bist, dass diese Daten richtig sind und dass du die entsprechenden Personen darüber informiert hast. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigst du dies.

6. Wem werden deine Daten bekannt gegeben?

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf deine Personendaten, handeln nach Weisung und sind im Umgang mit deinen Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Weiteren können folgende Institutionen Kenntnis von deine Daten erlangen:

Behörden
Wo zur Auftragserfüllung nötig, werden Daten an Behörden weitergegeben.

Dienstleister
Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen, um unsere Dienstleistungen erbringen zu können. Diese Dienstleistungen betreffen z.B. IT-Dienstleistungen und Marketingdienstleistungen.

Wir geben Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere vertraglichen Vereinbarungen sowie geeignete Instruktionen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.

7. Werden deine Daten ins Ausland bekanntgegeben?

Wie in Ziff. 6 erläutert, bearbeiten nicht nur wir deine Personendaten, sondern gegebenenfalls auch unsereDienstleister, die sich jedoch grundsätzlich in der Schweiz befinden.

Aufgrund der Verwendung neuster Technologien (z.B. Cloudlösung), kann nicht ausgeschlossen werden, dass deine Daten ins Ausland – auch ausserhalb der EU bzw. des EWR - gelangen.

Die entsprechenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die deine Personendaten im gleichen Umfang schützen wie in der Schweiz oder in der EU bzw. dem EWR-Raum (z.B. USA). Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen (oder verpflichten unsere Dienstleister diese zu treffen), um den schwächeren gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen. Dazu verwenden wir i.d.R. die von der Europäischen Kommission und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ausgestellten oder anerkannten Standardvertragsklauseln (weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln findest du unter (Standard contractual clauses for controllers and processors in the EU/EEA (europa.eu).

Nachfolgend findet sich eine Auflistung der Drittparteien, an welche Daten weitergeben werden:

Kommunikation
Für die Kommunikation mit unseren Kundinnen und Kunden sowie mit Dritten setzen wir verschiedene Tools ein:

Calendly
Wir verwenden für die Terminbuchung das Tool “Calendly”, ein Dienst der Calendly, LLC, 3423 in Atlanta, USA. Weitere Informationen findest du in deren Datenschutzerklärung. Mit der Nutzung der Formulare für die Terminbuchung stimmst du der Verwendung von Calendly zu.
Freshdesk
Für die Bearbeitung eingehender Anfragen per Mail verwenden wir als Supportdesk die Lösung Freshdesk, ein Dienst der Freshworks Inc., 2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, CA 94403, USA. Der primäre Speicherort liegt in der EU.
Google Workspace
Für Mailings, Termine sowie die interne Dokumentenverwaltung wird Google Workspace verwendet, ein Dienst Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der primäre Speicherort liegt in der EU.
Microsoft 365
Für Mailings, Termine sowie die interne Dokumentenverwaltung wird Microsoft 365 verwendet, ein Dienst von Microsoft, Redmond, WA 98052-6399, USA. Der primäre Speicherort liegt in der EU.

Buchhaltung, Vereinsverwaltung & diverse:
Zur Ausübung der Aufträge werden unterschiedliche Tools eingesetzt. Abhängig vom Auftragsumfang und Wahl der Software können folgende Tools eingesetzt werden:

Abacus
Für den Betrieb der Abacus Business Software arbeiten wir mit der Dorean AG, Stettbachstrasse 7, 8600 Dübendorf, Schweiz, zusammen. Der Speicherort liegt in der Schweiz.
Bexio
Die Bexio Buchhaltungssoftware wird von der bexio AG Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil,Schweiz, betrieben. Der primäre Speicherort liegt in der Schweiz.
Clockodoo
Im Bereich der Auftragsbearbeitung arbeiten wir mit der Lösung Clockodoo, einem Dienst der Clockodo GmbH, Viktoriastraße 25 A, 59425 Unna, Deutschland. Der primäre Speicherort liegt in der EU.
DeepCloud (primärer Speicherort CH)
Für die Dokumentenverwaltung sowie digitale Unterschriften wird die Lösung Deepbox bzw. Deepsign eingesetzt, ein Dienst der DeepCloud Inc., Abacus-Platz 1, 9300 Wittenbach, Schweiz. Der primäre Speicherort liegt in der Schweiz.
Fairgate (primärer Speicherort CH)
Im Bereich der Vereinsverwaltung kann Fairgate eingesetzt werden, ein Dienst der Fairgate AG, Spinnereiweg 2, 8307 Effretikon, Schweiz.
Small PDF (primärer Speicherort CH)
Die Dokumentenbearbeitungslösung Small PDF wird von der Smallpdf Ltd., Steinstrasse 21, 8003 Zürich, Switzerland, betrieben. Der primäre Speicherort liegt in der Schweiz.
Swiss21.org (primärer Speicherort CH)
Die Business Software Swiss21,org wird von der Swiss21.org AG, Weissbadstrasse 8b, 9050 Appenzell, betrieben. Der primäre Speicherort liegt in der Schweiz.

8. Wie lange werden deine Daten gespeichert?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für unsere Unterlagen beträgt grundsätzlich zehn Jahre. In gewissen gesetzlich vorgeschriebenen Fällen auch länger (z.B. Steuerunterlagen, Dokumente im Zusammenhang mit Grundstücken).

9. Welche Rechte hast du?

Im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung hast du das Recht:

Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von dir bearbeiten;
Korrekturen zu verlangen, wenn Daten unrichtig sind;
Widerspruch zu erheben und die Einschränkung oder Löschung von Daten zu verlangen, sofern wir nicht zur weiteren Bearbeitung verpflichtet oder berechtigt sind;
die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
die Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf deiner Einwilligung beruht.

Beachte bitte, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen und dass Ausnahmen oder Einschränkungen gelten können (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden dich ggf. entsprechend informieren.

Wenn du uns gegenüber Rechte ausüben möchtest, wende dich bitte schriftlich an uns (vgl. Ziff. 2).

10. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Wir würden dich in gleicher Form informieren, wie dir diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis gebracht wurde. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.