Viele Menschen denken bei dem Begriff «Buchhaltung» immer noch an die Buchungssätze aus der Schulzeit oder das mühsame manuelle Abtippen von Belegen. Glücklicherweise gehört dies in der modernen Buchhaltung längst der Vergangenheit an. In diesem Blogbeitrag möchten wir anhand der Möglichkeiten von Abacus, einer Buchhaltungssoftware, aufzeigen, wie eine automatisierte Buchhaltung bereits heute erfolgreich umgesetzt werden kann.
Lieferantenrechnungen:
Für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und allgemeinen Dokumenten nutzen unsere Kundinnen und Kunden das Tool «Deepbox». Es bietet nicht nur eine sichere und digitale Dokumentenverwaltung, sondern ist auch ein entscheidendes Werkzeug bei der Verbuchung. Die darin integrierte Technologie «DeepO» verfügt über eine intelligente KI zur Datenerfassung, die eine Vielzahl von Dokumententypen erkennt und die relevanten Informationen extrahiert. Durch diese automatisierte Übertragung wichtiger Daten kann der Einsatz von zeitlichen Ressourcen minimiert werden.
Kundenrechnungen:
Um die Verbuchung von Kundenrechnungen und die damit verbundenen Transaktionen zu automatisieren, ist es entscheidend, dass Rechnungen über eine integrierte oder verbundene Fakturierungssoftware erstellt werden. Die Lösung AbaNinja (Swiss21.org) kann beispielsweise nahtlos mit der ERP-Lösung von Abacus verbunden werden. Dadurch erfolgt die Verbuchung automatisch nach der Rechnungserstellung. Der QR-Einzahlungsschein ermöglicht zudem die automatisierte Verbuchung der eingehenden Zahlungseingänge und aktualisiert den Status der Rechnungen durch den Abgleich.
Sonstige wiederkehrende Transaktionen:
Durch die Verwendung von Buchungsregeln können wiederkehrende Transaktionen über die Bankenschnittstelle automatisiert verbucht werden. Ein klassisches Beispiel sind monatliche Transaktionen wie der Mietzins. Sobald die Buchungsregel festgelegt ist, erfolgt die automatische Verbuchung dieser Transaktionen.
Spesen:
Die Verarbeitung von Spesen bietet oft erhebliches Automatisierungspotenzial. In der Abacus-Welt kann dies beispielsweise durch die Anwendung von AbaClik erreicht werden. Diese App steht den Mitarbeitenden zur Verfügung. Wenn geschäftliche Auslagen entstehen, können sie die Quittung mit der Spesen-App scannen. Durch die OCR-Erkennung, eine optische Texterkennung, wird der Beleg vollständig ausgelesen, inklusive des verwendeten Zahlungsmittels. Die Verarbeitung und Verbuchung erfolgt dann vollautomatisiert nach dem Absenden.
Die Automatisierung der Buchhaltung ist heute nicht nur eine Zukunftsperspektive, sondern eine bereits greifbare Realität. Als Treuhänder bietet redmin mit fortschrittlichen Tools wie Deepbox, AbaNinja und AbaClik innovative Lösungen, um manuelle Prozesse zu minimieren und Fehlerquellen zu reduzieren. Durch die Integration dieser Technologien in die täglichen Abläufe eines Unternehmens können wir unseren Kundinnen und Kunden nicht nur eine effizientere Buchführung bieten, sondern auch eine zeitnahe und präzise Finanzberichterstattung ermöglichen. Die intelligente Datenerfassung, die nahtlose Integration von Fakturierungssystemen und die Anwendung von individuellen Buchungsregeln sind dabei die Bausteine für eine zukunftsfähige und digitale Buchführung. Unternehmen, die gemeinsam mit redmin diese Automatisierungspotenziale nutzen, verschaffen sich nicht nur einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, sondern legen auch den Grundstein für eine erfolgreiche und effiziente Finanzverwaltung im digitalen Zeitalter.
