Die ersten Mitarbeitenden sind eingestellt. Neue Kundinnen und Kunden kommen laufend dazu. Der Umsatz entwickelt sich erfreulich. Eigentlich läuft alles nach Plan. Und trotzdem häufen sich plötzlich die kleinen Probleme: Rechnungen bleiben liegen. Niemand weiss genau, wie hoch die Liquidität nächsten Monat sein wird. Der Monatsabschluss kommt immer später. Reportings müssen mühsam in Excel erstellt werden. Die Geschäftsleitung wartet auf Zahlen. Die Administration kostet immer mehr Zeit. Kommt dir das bekannt vor? Dann wächst dein Unternehmen vermutlich schneller als deine Finanzorganisation.
Mit fünf Mitarbeitenden funktionieren viele Abläufe noch unkompliziert. Informationen werden mündlich ausgetauscht, Rechnungen manuell verarbeitet und Entscheidungen spontan getroffen.
Mit zehn, fünfzehn oder zwanzig Mitarbeitenden sieht die Situation bereits anders aus.
Es gibt mehr Rechnungen, mehr Zahlungsein- und -ausgänge, mehr Projekte und mehr Mitarbeitende. Gleichzeitig werden Entscheidungen komplexer und die Anforderungen an die Transparenz steigen. Die administrativen Prozesse wachsen jedoch häufig nicht mit.
Das Resultat sind ineffiziente Abläufe, Medienbrüche und eine zunehmende Abhängigkeit von einzelnen Personen. Nicht weil die Mitarbeitenden schlecht arbeiten – sondern weil die Organisation nie für diese Unternehmensgrösse oder für dieses Wachstum aufgebaut wurde.
Das Problem ist selten die Software
Viele Unternehmen reagieren darauf, indem sie eine neue Software einführen. Doch moderne Software allein löst das Problem nicht. Eine digitale Buchhaltung bringt erst dann einen echten Mehrwert, wenn die zugrunde liegenden Prozesse klar definiert sind.
Wer ineffiziente Abläufe digitalisiert, erledigt dieselbe Arbeit lediglich digital, jedoch nicht effizienter.
Deshalb beginnen wir nie mit der Frage: „Welche Software setzt ihr ein?“
Sondern vielmehr mit: „Wie läuft der Prozess heute ab?“
Denn erst wenn Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen sauber definiert sind, lässt sich eine Finanzorganisation nachhaltig automatisieren.
Woran erkennst du, dass deine Finanzorganisation nicht mehr mitwächst?
Folgende Anzeichen beobachten wir bei schnell wachsenden Unternehmen besonders häufig:
- Die Buchhaltung ist mehrere Wochen oder Monate im Rückstand.
- Niemand kann zuverlässig sagen, wie sich die Liquidität in den kommenden Monaten entwickelt.
- Rechnungen treffen über verschiedene Kanäle ein und werden unterschiedlich verarbeitet.
- Mitarbeitende verbringen vermehrt Zeit mit administrativen Tätigkeiten.
- Reportings müssen manuell erstellt werden.
- Die Geschäftsleitung erhält finanzielle Informationen zu spät, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto grösser ist das Potenzial, die Finanzorganisation weiterzuentwickeln.
Unser Drei-Stufen-Konzept für eine skalierbare Finanzorganisation
Bei der Zusammenarbeit mit wachsenden Unternehmen verfolgen wir einen klaren Ansatz.
Anstatt einzelne Probleme zu lösen, entwickeln wir die Finanzorganisation Schritt für Schritt weiter.
Stufe 1: Prozesse schaffen, die mitwachsen
Die Grundlage jeder effizienten Finanzorganisation sind klare Prozesse.
Gemeinsam analysieren wir die bestehenden Abläufe und gestalten die gesamte Finanzadministration neu – von der Belegverarbeitung über die Kreditoren- und Debitorenprozesse bis hin zu den Schnittstellen zwischen den eingesetzten Systemen.
Dabei setzen wir bewusst auf skalierbare Lösungen. Denn Prozesse sollten nicht nur heute funktionieren, sondern auch in der nächsten Wachstumsphase.
Das Ergebnis:
- weniger manueller Aufwand
- weniger Fehlerquellen
- klar definierte Verantwortlichkeiten
- eine Finanzorganisation, die mit dem Unternehmen mitwächst
Stufe 2: Aus Daten werden Entscheidungsgrundlagen
Effiziente Prozesse schaffen die Basis.
Doch erst aussagekräftige Zahlen schaffen echten Mehrwert. Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Anforderungen erheblich. Während einige Unternehmen mit einer aktuellen Buchhaltung ausreichend unterstützt sind, benötigen andere Zwischenabschlüsse, Liquiditätsübersichten oder individuelle Kennzahlen-Cockpits.
Deshalb passen wir unsere Leistungen an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation an.
Unser Angebot reicht von der laufenden Buchführung über individuelle Reportings bis hin zu periodischen Finanzbesprechungen.
Dank unseres Verständnisses für Prozesse, Buchhaltung und Controlling stellen wir sicher, dass die ausgewerteten Daten nicht nur aktuell, sondern auch aussagekräftig sind.
Stufe 3: Finanzielle Führung professionalisieren
Nicht jedes Unternehmen benötigt einen eigenen CFO.
Jedes wachsende Unternehmen benötigt jedoch eine professionelle finanzielle Führung.
Mit unserem Virtual-CFO-Angebot unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre finanzielle Steuerung nachhaltig zu professionalisieren.
Unser Konzept umfasst den gesamten Controlling-Kreislauf:
- Budgetierung
- Forecasts
- Liquiditätsplanung
- Controlling
- Analyse
- Handlungsempfehlungen
- Begleitung bei finanziellen Entscheidungen
Dadurch profitieren Unternehmen von einer professionellen finanziellen Führung, ohne die Kosten und den Aufwand für den Aufbau einer eigenen CFO-Funktion tragen zu müssen.
Praxisbeispiel
Ein Vermögensverwalter mit rund 30 Mitarbeitenden kam mit einer klaren Herausforderung auf uns zu: Die Buchhaltung war stark von einzelnen Mitarbeitenden abhängig. Viele Prozesse waren historisch gewachsen und die Reportings mussten jeden Monat manuell erstellt werden.
Gemeinsam analysierten wir die bestehende Finanzorganisation und entwickelten einen neuen Prozess.
Dabei wurden:
- die Buchhaltungsprozesse neu gestaltet,
- die laufende Buchführung soweit wie möglich automatisiert,
- individuelle Reportings entwickelt und
- deren Aufbereitung sowie Versand automatisiert.
Heute stehen der Geschäftsleitung die relevanten Finanzinformationen deutlich tagesaktueller zur Verfügung. Gleichzeitig konnte der administrative Aufwand erheblich reduziert und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden minimiert werden.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch Automatisierung
Viele Unternehmen investieren zuerst in neue Software. Wir verfolgen bewusst einen anderen Ansatz.
Unser Vorgehen:
1. Prozesse analysieren
↓
2. Prozesse vereinfachen
↓
3. Verantwortlichkeiten definieren
↓
4.Automatisieren
Denn nur klare Prozesse und strukturierte Daten als Grundlage lassen sich nachhaltig automatisieren.
Fazit
Unternehmenswachstum stellt nicht nur höhere Anforderungen an Vertrieb, Personal oder Produktion.
Auch die Finanzorganisation muss mitwachsen.
Wer frühzeitig in effiziente Prozesse, aussagekräftige Reportings und eine professionelle finanzielle Führung investiert, schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Denn eine moderne Finanzorganisation dokumentiert nicht nur die Vergangenheit.
Sie liefert die Grundlage für bessere unternehmerische Entscheidungen.
Ist deine Finanzorganisation bereit für die nächste Wachstumsphase?
Wenn du dir bei einer oder mehreren dieser Fragen unsicher bist, lohnt sich ein Blick auf deine Finanzorganisation:
- Sind unsere Prozesse skalierbar?
- Erhalten wir die richtigen Kennzahlen zum richtigen Zeitpunkt?
- Wissen wir jederzeit, wie sich unsere Liquidität entwickelt?
- Unterstützen unsere Zahlen aktiv unsere Entscheidungen?
Gerne analysieren wir gemeinsam mit dir deine Finanzorganisation und zeigen auf, wie sich Prozesse vereinfachen, automatisieren und weiterentwickeln lassen.
