Kanzleien und Agenturen stehen im Alltag vor ähnlichen Herausforderungen: viel Projektgeschäft, zahlreiche Belege und der Anspruch, den Überblick über die Finanzen jederzeit zu behalten. Aus unserer langjährigen Betreuung von Organisationen in beiden Bereichen wissen wir: Es gibt drei Stellschrauben, mit denen sich der administrative Aufwand erheblich reduzieren und die finanzielle Steuerung verbessern lässt. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Projektverwaltung und Leistungserfassung, Spesenverarbeitung sowie finanzielles Controlling effizient gestaltet werden können – und wie du als Kanzlei oder Agentur davon profitierst.
1. Projektverwaltung und Leistungserfassung – digital statt doppelt
Die Projektverwaltung und die Abrechnung von Leistungen gehören zu den zentralen administrativen Prozessen – sowohl in Kanzleien als auch in Agenturen. In der Praxis werden diese Abläufe jedoch häufig in Insellösungen oder sogar noch analog geführt. Das Problem:
- Mehraufwand durch doppelte Erfassung
- Fehleranfälligkeit bei Abrechnungen
- fehlende Schnittstelle zur Buchhaltung
Gerade bei wachsender Mandatszahl oder Projektvielfalt summieren sich diese Nachteile zu erheblichen Kosten.
Unser Ansatz:
Im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung prüfen wir gemeinsam, welche Art der Leistungserfassung zu deinem Unternehmen passt und wie die Fakturierung idealerweise eingebunden wird. Anschliessend übernehmen wir:
- die Einrichtung des passenden Systems,
- die Datenmigration und
- die Schulung deiner Mitarbeitenden.
Erfahrungsgemäss entlastet dieser Schritt den administrativen Apparat spürbar – und schafft eine Basis für Transparenz und Effizienz.
2. Spesenverarbeitung – Automatisierung statt Zettelwirtschaft
Juristische Mitarbeitende und Partner in Kanzleien, genauso wie Berater:innen und Projektleiter:innen in Agenturen, produzieren eine Vielzahl von Spesenbelegen: Reisekosten, Bewirtungen, Auslagen für Messen oder Materialien. Ohne digitale Lösung bedeutet dies:
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hoher manueller Erfassungsaufwand,
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Verzögerungen bei Rückerstattungen und
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unübersichtliche Belegverwaltung.
Unsere Empfehlung:
Mit einer App wie AbaClik lässt sich die Spesenverarbeitung bis zu 99 % automatisieren – vom Einlesen der Belege über die Kontierung bis hin zur Auszahlung.
Damit das System optimal auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist, richten wir es individuell ein, sodass nur die relevanten Spesenarten abgebildet sind. Zusätzlich schulen wir dein Team, damit die Anwendung reibungslos funktioniert.
Das Resultat: mehr Effizienz, weniger Ärger, und ein professioneller, moderner Prozess.
3. Finanzielles Controlling – den Überblick behalten
Viele Kanzleien und Agenturen im KMU-Bereich haben eines gemeinsam: Es fehlt ein strukturiertes finanzielles Controlling. Ohne Planung, Analyse und Steuerung fliegt dein Unternehmen sprichwörtlich im Blindflug.
Warum Controlling unverzichtbar ist:
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Liquiditätsengpässe lassen sich frühzeitig erkennen.
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Budgets können gezielt überwacht werden.
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Entscheidungen basieren auf Fakten, nicht auf Bauchgefühl.
Unser Ansatz:
Wir laden unsere Kundinnen und Kunden quartalsweise zur 30-Minuten-Finanzoptimierung ein. In diesem kurzen Update-Call wird ein Schwerpunktthema besprochen – praxisnah und direkt umsetzbar.
Darüber hinaus unterstützen wir dich bei Bedarf bei:
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Budgetierung und Liquiditätsplanung,
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individuellen Reportings,
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Definition relevanter KPIs.
Für Unternehmen, die eine umfassende Begleitung wünschen, bieten wir das Modell „Virtual CFO“ an. Dieses beinhaltet:
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den Aufbau eines standardisierten Controllings,
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strategische Finanzplanung,
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regelmässige Analysen mit konkreten Steuerungsvorschlägen.
Der Vorteil: Du profitierst von CFO-Know-how ohne das Risiko und die Fixkosten einer internen Anstellung.
Fazit: Mehr Struktur, weniger Aufwand – spürbare Effizienz
Ob Projektverwaltung, Spesen oder Controlling: Mit den richtigen digitalen Prozessen sparst du nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewinnst auch Klarheit über deine Finanzen.
Wir begleiten dich von der Analyse bis zur Umsetzung – individuell, praxisnah und mit Erfahrung aus der Betreuung von über 100 Organisationen.
Vereinbare jetzt deine kostenlose Erstberatung und erfahre, wie auch deine Kanzlei oder Agentur von mehr Effizienz profitieren kann.
