Häufig gefragt –
klar beantwortet.●

Der Name redmin setzt sich aus zwei Begriffen zusammen, die unsere Arbeitsweise treffend beschreiben:
RED steht für Reduktion – wir vereinfachen Prozesse, reduzieren Komplexität und minimieren Aufwand.
MIN stammt aus Administration – unserem Kerngeschäft rund um Buchführung, Finanzen und Organisation.

Unser Ziel: administrative Aufgaben so digital, effizient und schlank wie möglich zu gestalten – damit sich unsere Kundschaft auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Unsere Buchführungs- und Treuhanddienstleistungen sind vollständig digital aufgebaut. Das beginnt bei der papierlosen Erfassung von Belegen und reicht bis zur automatisierten Verarbeitung von Transaktionen.

Dank durchgehend digitaler Prozesse entfällt der physische Belegaustausch – stattdessen werden Dokumente sicher online erfasst, verarbeitet und archiviert. Dies schafft Transparenz, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Wo immer möglich, setzen wir auf automatisierte Abläufe: wiederkehrende Buchungen, Zahlungsabgleiche oder Auswertungen erfolgen softwaregestützt und effizient. So bleibt mehr Raum für individuelle Beratung und fundierte Entscheidungen.

Unser Ziel ist es, die finanzielle Führung für KMU und Vereine nicht nur zu vereinfachen, sondern auch fit für die Zukunft zu machen.

Auch wenn wir digital arbeiten, ist der persönliche Kontakt zentral. Jedes Mandat wird bei uns von einer festen Ansprechperson (Mandatsleiter:in) betreut, die unsere Kundschaft individuell kennt und begleitet.

Unsere Dienstleistungen sind vollständig ortsunabhängig nutzbar. Besprechungen finden wahlweise per Webmeeting oder vor Ort statt. Dies ermöglicht eine vollständige flexible, zeitsparende sowie standortunabhängige Zusammenarbeit.

Die Terminvereinbarung erfolgt unkompliziert über unseren Online-Kalender: Unsere Kundinnen und Kunden wählen selbständig den passenden Zeitpunkt für ein Gespräch – ohne E-Mails oder Wartezeiten.

So verbinden wir digitale Effizienz mit persönlicher Betreuung – modern, verlässlich und individuell abgestimmt.

Unser Team vereint Fachwissen aus verschiedenen Disziplinen: Prozessverständnis, technische Umsetzung, betriebswirtschaftliche Kompetenz und rechtliches Know-how. Diese Kombination bildet die Grundlage für ganzheitliche und praxistaugliche Treuhandlösungen.

Wir verstehen nicht nur die technischen Möglichkeiten der Digitalisierung, sondern wissen auch, wie man sie sinnvoll in die Abläufe von KMU und Vereinen integriert. Unsere Erfahrung in der Prozessgestaltung ermöglicht effiziente und saubere Umsetzungen – von der digitalen Buchhaltung bis hin zu automatisierten Workflows.

Dank fundierter Aus- und Weiterbildungen im Bereich Betriebswirtschaft, Recht und Informatik bringen unsere Mitarbeitenden das nötige Rüstzeug mit, um unsere Kundschaft auch bei komplexeren Fragestellungen kompetent zu begleiten.

So stellen wir sicher, dass unsere digitalen Treuhandlösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch rechtlich korrekt, wirtschaftlich sinnvoll und auf die jeweilige Situation abgestimmt sind.

Software-Partner

Wir arbeiten mit etablierten Softwarelösungen, die wir gezielt nach den Bedürfnissen unserer Kundschaft einsetzen – von KMU bis zu Vereinen:

Abacus

Wir verfügen über eine eigene Abacus-Instanz, die wir individuell pro Mandat konfigurieren.
Das umfassende ERP-System ermöglicht eine effiziente und integrierte Bearbeitung sämtlicher buchhalterischer Aufgaben.

Swiss21.org

Alle unsere Mitarbeitenden sind zertifizierte Digital Coaches von Swiss21.
Diese Lösung eignet sich besonders für kleinere Unternehmen – z. B. als einfache Fakturierungslösung in Kombination mit dem Abacus-ERP.

Bexio

Als zertifizierter Bexio-Treuhänder unterstützen wir Unternehmen, die ihre Buchhaltung weitgehend selbst führen. Ideal für Kund:innen, die auf Support-Basis auf unser Fachwissen zurückgreifen möchten.

Fairgate

Fairgate ist eine spezialisierte Lösung für Vereine – insbesondere zur Mitgliederverwaltung und Fakturierung.

Sonstige Partner

Für spezialisierte Themen arbeiten wir mit ausgewählten Partnern zusammen, um unsere Kundschaft umfassend und aus einer Hand betreuen zu können.

JC Insurance Brokers GmbH (Versicherungen)

Mit der JC Insurance Brokers GmbH haben wir einen erfahrenen Partner im Bereich Versicherungen an unserer Seite. Gemeinsam unterstützen wir unsere Kundschaft bei Themen wie betrieblicher Risikoabsicherung, Versicherungslösungen und Vorsorge.
Diese Zusammenarbeit ergänzt unsere Treuhanddienstleistungen ideal – für eine ganzheitliche und abgestimmte Betreuung.

Startup Academy BL &  Startup Academy ZH

Die Startup Academy Schweiz fördert Innovation und Unternehmertum – genau dort, wo die Ader der Wirtschaft schlägt: bei mutigen Gründerinnen und Gründern. Als Partner unterstützen wir die beiden Vereine Startup Academy Baselland und Startup Academy Zürich in ihrer Arbeit und engagieren uns zusätzlich als Fachexperten bei der Startup Academy Schweiz. Damit leisten wir einen aktiven Beitrag zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts und begleiten Startups von Beginn an mit fundiertem Treuhandwissen.

Der Schutz sensibler Unternehmens- und Personendaten hat bei redmin oberste Priorität. Wir arbeiten ausschliesslich mit zertifizierten Schweizer Softwarelösungen, die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit entsprechen – ergänzt durch organisatorische Schutzmassnahmen und Zugriffskontrollen.

Unsere wichtigsten Sicherheitsstandards:

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Für sämtliche von uns eingesetzten Systeme ist 2FA zwingend aktiviert – unabhängig davon, ob es sich um Buchhaltungs-, Lohn-, Kommunikations- oder Projektmanagementlösungen handelt. Dies erhöht die Zugriffssicherheit deutlich, auch bei gestohlenen Zugangsdaten.

Eingesetzte Softwarelösungen im Überblick:

Abacus / AbaWeb

Die gesamte Buchführung erfolgt über unsere eigene, mandantenspezifisch eingerichtete Abacus-Instanz. Diese wird in zertifizierten Schweizer Rechenzentren betrieben (ISO/IEC 27001), inklusive verschlüsselter Datenübertragung (HTTPS/TLS) und rollenbasierter Zugriffskontrolle.

DeepBox

Für die sichere Übermittlung und Ablage von Belegen und Dokumenten nutzen wir die DeepBox – eine cloudbasierte, verschlüsselte Dokumentenplattform aus der Schweiz. Die Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert, mit automatischer Versionierung, Zugriffskontrolle und vollständiger Protokollierung.

DeepMail

Lohnabrechnungen und sensible Personaldaten versenden wir auf Wunsch über DeepMail, womit eine verschlüsselte, DSG-konforme Zustellung gewährleistet ist – ohne offene PDF-Anhänge oder unsichere Übertragungswege.

MyAbacus Mitarbeitendenportal

Mitarbeitende erhalten über das MyAbacus-Portal einen sicheren Zugriff auf ihre persönlichen Lohnunterlagen, geschützt durch individuelle Logins und moderne Authentifizierungstechnologien.

Weitere Tools (z. B. Kollaborations- und Kommunikationssysteme)

Auch unsere internen Systeme – z. B. für Projektmanagement, Aufgabensteuerung oder Kommunikation – sind durchgehend 2FA-geschützt und DSG-konform eingerichtet.

Weitere Schutzprinzipien:

• keine lokale Speicherung sensibler Daten – alles zentral, nachvollziehbar und gesichert
• Regelmässige Backups und Systemupdates
• Zugriff nur für autorisierte Personen mit klar geregelten Rollen
• Vollständige Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG)

Statt Buchhaltungsdaten erst am Quartals- oder Jahresende zu verarbeiten, bringt eine laufende, wöchentliche Buchführung zahlreiche Vorteile – für Übersicht, Planung und unternehmerische Handlungsfähigkeit.

Klarer Überblick in Echtzeit

Regelmässige Verbuchungen sorgen dafür, dass die finanzielle Situation des Unternehmens jederzeit ersichtlich ist – mit aktuellen Zahlen zu Einnahmen, Ausgaben, offenen Rechnungen und Liquidität.

Bessere Entscheidungsgrundlagen

Mit aktuellen Zahlen lassen sich Investitionen, Ausgaben oder Preisanpassungen fundierter beurteilen – gerade in dynamischen oder unsicheren Zeiten ein klarer Vorteil.

Frühzeitige Erkennung von Problemen

Engpässe, Liquiditätslücken oder aussergewöhnliche Entwicklungen werden schneller sichtbar – und können zeitnah korrigiert werden, bevor sie zum Problem werden.

Effizienzgewinn im Alltag

Ein regelmässiger Rhythmus erleichtert die Zusammenarbeit, reduziert Rückfragen und erspart das Nachsuchen nach alten Belegen – sowohl für das Unternehmen als auch für die Treuhandstelle.

Effizienter Jahresabschluss

Da laufend verbucht wird, sind zum Jahresende bereits alle Daten erfasst. Der Fokus liegt auf Kontroll- und Abschlussarbeiten – nicht auf Nacharbeit oder Rückfragen. Das spart Zeit und Kosten.

Fazit

Eine wöchentliche Buchführung bringt nicht nur Ordnung in die Zahlen, sondern verschafft Unternehmen mehr Transparenz, Kontrolle und Handlungsspielraum – und macht den Jahresabschluss effizienter und stressfreier.

Unsere wöchentliche Verbuchung kombiniert digitale Prozesse, Automatisierung und fachliche Kontrolle durch unser Team – für eine effiziente, transparente und sichere Buchführung.

Der Ablauf im Überblick:

Schritt 1: Belege einreichen

Unsere Kundschaft reicht die Belege einfach und digital ein – entweder:

• über die Scan-App, oder
• durch direkten Upload in die DeepBox

Schritt 2: Automatisierte Verarbeitung

Dieser Teil erfolgt im Hintergrund – automatisiert und ohne Mehraufwand für die Kundschaft.

• Die Belege werden durch die DeepBox analysiert
• Vordefinierte Verbuchungsvorschläge werden automatisch angewendet
• Banktransaktionen werden anhand eines Regelwerks zugeordnet und vorbereitet

Schritt 3: Fachliche Verarbeitung durch redmin

• Wir prüfen die automatisierten Buchungen und bearbeiten Spezialfälle manuell
• Kreditorenbelege werden nach Fälligkeitsdatum aufbereitet und zur Zahlung vorbereitet

Schritt 4: Zahlungsfreigabe durch die Kundschaft

• Die Kundschaft erhält eine Auszahlungsliste im PDF-Format, inklusive Beleganhang
• Auf Basis dieser Liste wird der interne Visumsprozess durchgeführt
• Die Zahlung erfolgt durch die Kundschaft im eigenen E-Banking-System

Diese strukturierte Arbeitsweise ermöglicht eine laufende, saubere Buchhaltung – mit aktuellem Zahlenmaterial, reduzierter Fehleranfälligkeit und klarer Trennung von Aufgaben zwischen Kundschaft, System und redmin. Durch die wöchentliche Verbuchung können Zahlungsfristen effizient eingehalten, Mehraufwendungen hinsichtlich der Nachverfolgung von erhaltenen Mahnungen reduziert und die Finanzdaten aktuell gehalten werden.

Ja – die digitale Buchführung entspricht bei korrekter Umsetzung den gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz. Wir bei redmin stellen durch den gezielten Einsatz von zertifizierten Softwarelösungen und bewährten Prozessen sicher, dass sämtliche rechtlichen, steuerlichen und revisionsrelevanten Vorgaben eingehalten werden.

Gesetzliche Grundlagen

Zur kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind insbesondere:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz ab CHF 500’000 pro Jahr
• Juristische Personen wie AG und GmbHs
• Vereine und Stiftungen, sofern sie zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet.

Weitere gesetzliche Grundlagen:

• lückenlose, zeitgerechte und nachvollziehbare Buchführung
• Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, inkl. elektronischer Belege
• Unveränderbarkeit und Integrität der Daten
• Zugänglichkeit und Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist

Unsere Umsetzung bei redmin

• Wir arbeiten mit Abacus, einer in der Schweiz entwickelten und anerkannten ERP-Lösung
• Belege werden digital erfasst und archiviert – strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher
• Der Austausch erfolgt über zertifizierte Systeme wie DeepBox und AbaWeb, mit 2FA und verschlüsselter Übertragung
• Alle Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert

Die Lohnbuchhaltung ist komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheint. Neben der monatlichen Abrechnung müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben, Sozialversicherungsregeln und Meldepflichten eingehalten werden. Fehler können zu unnötigen Kosten, Rückfragen von Behörden oder sogar rechtlichen Problemen führen.

Eine externe Lohnbuchhaltung bietet folgende Vorteile:

Fachliche Sicherheit

Unsere Expert:innen sind mit den laufenden gesetzlichen Vorgaben, Sozialversicherungsbestimmungen und Quellensteuerregelungen vertraut – auch bei Spezialfällen wie Bonuszahlungen, Kurzarbeit oder Austritten.

Zeit- und Ressourcengewinn

Unternehmen entlasten ihre internen Ressourcen und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – ohne monatliche Fristen und Detailfragen zur Lohnabrechnung im Blick behalten zu müssen.

Zuverlässige Abwicklung und fristgerechte Meldungen

Mutationen, Quellensteuerabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnausweise werden termingerecht, korrekt und digital übermittelt (z. B. via ELM).

Vertraulichkeit und Datenschutz

Die Auslagerung sensibler Personaldaten an eine spezialisierte Stelle schafft klare Zuständigkeiten und erhöht den Schutz vertraulicher Informationen.

Flexible Lösungen

Ob einfache Lohnabrechnung oder komplexe Personalstrukturen – wir bieten skalierbare Leistungen, passend zur Unternehmensgrösse und -struktur.

Wir bieten verschiedene Möglichkeiten für den digitalen Versand von Lohnabrechnungen – je nach Bedarf und Sicherheitsanforderung:

Versand via DeepMail

Lohnabrechnungen werden verschlüsselt und DSG-konform über DeepMail zugestellt. Mitarbeitende erhalten einen sicheren Link zur persönlichen Abrechnung – ohne offenen E-Mail-Anhang.

MyAbacus Mitarbeiterportal

Die Abrechnungen können auch im MyAbacus-Portal zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeitende haben dort jederzeit Zugriff auf ihre Lohnunterlagen – zentral, sicher und vollständig digital.

Unverschlüsselter E-Mail-Versand (PDF-Anhang)

Diese Variante ist nicht datenschutzkonform gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), da die Lohnabrechnung unverschlüsselt übertragen wird. Ein solcher Versand ist nur in Ausnahmefällen und auf ausdrücklichen Wunsch der Mitarbeitenden möglich – mit schriftlicher Einwilligung.

Wir empfehlen grundsätzlich eine verschlüsselte und DSG-konforme Zustellung, um den Schutz sensibler Personaldaten jederzeit sicherzustellen.

Für die Übermittlung lohnrelevanter Daten nutzen wir das standardisierte ELM-Verfahren (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Damit werden Mutationen (z. B. Ein- und Austritte, Lohnanpassungen), Jahresmeldungen sowie auch die Quellensteuerabrechnungen elektronisch, sicher und effizient an die zuständigen Stellen übermittelt.

Die Vorteile von ELM auf einen Blick:

• Effizient und zeitsparend – keine manuellen Formulare oder doppelte Datenerfassung
• Reduktion von Fehlerquellen durch standardisierte und strukturierte Datenübermittlung
• Gesetzeskonform und aktuell – anerkannt von Behörden, Sozialversicherungen und Steuerämtern
• Integrierte Quellensteuerabrechnung – monatliche Meldungen direkt aus dem Lohnsystem
• Anbindung an alle relevanten Institutionen – AHV, UVG, FAK, Steuerämter, Pensionskassen u. a.
• Sicher und transparent – alle Übermittlungen sind nachvollziehbar protokolliert

Dank der vollständigen Integration in unsere Lohnsoftware (z. B. Abacus) erfolgen alle Meldungen direkt aus dem System – schnell, zuverlässig und gesetzeskonform.

In der Lohn- und Personaladministration bietet der Einsatz von Importschnittstellen grosse Automatisierungspotenziale – besonders bei der Erfassung und Verarbeitung von variablen Lohndaten. Statt manuelle Eingaben im Lohnsystem zu tätigen, werden strukturierte Daten direkt übernommen und automatisiert weiterverarbeitet.

Typische automatisierbare Lohndaten:

• Stundenrapporte (für Stundenlöhne, Überzeiten, Nacht- und Wochenendarbeit)
• Verpflegungsabzüge und Mahlzeitenspesen
• Spesen und Zulagen
• Abwesenheiten und Ferienbezüge (z. B. aus Zeiterfassungssystemen)
• Schichtzulagen oder Funktionszulagen
• Monatlich wechselnde Einmalbezüge oder Abzüge

Vorteile der automatisierten Datenverarbeitung:

• Weniger manuelle Erfassung – Zeitersparnis und reduzierte Fehleranfälligkeit
• Direkte Integration in das Lohnsystem (z. B. Abacus)
• Transparente Nachvollziehbarkeit der Herkunft und Berechnungsbasis
• Standardisierte Datenformate und automatische Validierung
• Skalierbarkeit bei grösseren oder dynamischen Personaleinsätzen

Wir unterstützen unsere Kundschaft bei der Einrichtung und dem Betrieb von Importschnittstellen – abgestimmt auf die bestehenden Systeme (z. B. Zeiterfassung, Excel-Vorlagen, Drittsoftware) und die individuellen Anforderungen der Lohnverarbeitung.

Die CFO-Rolle (Chief Financial Officer) spielt eine zentrale Rolle in der finanziellen Führung eines Unternehmens – nicht nur in grossen Konzernen, sondern gerade auch in kleineren Unternehmen und KMU.

In vielen KMU liegt der Fokus stark auf dem operativen Geschäft. Dabei bleiben strategische Finanzthemen wie Liquiditätsplanung, Budgetierung, Finanzanalysen oder Risikoabschätzungen oft im Hintergrund – obwohl sie entscheidend für nachhaltigen Erfolg sind.

Ein CFO – egal ob intern oder in Teilfunktion – bringt diese Perspektive ein und sorgt dafür, dass:

• finanzielle Transparenz geschaffen wird und Risiken frühzeitig erkannt werden
• Zahlen als Entscheidungsgrundlage dienen – nicht nur als Rückschau
• Investitionen, Wachstumsphasen oder Restrukturierungen fundiert begleitet werden
• die Geschäftsführung entlastet wird, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren
• strategische Planung, Finanzierung und operative Realität miteinander verbunden sind

Auch kleinere Unternehmen profitieren davon, wenn Finanzführung nicht nur verwaltet, sondern aktiv gestaltet wird – unabhängig von der Grösse oder Branche.

Gerade kleinere Unternehmen und KMU benötigen finanzielle Führung – doch eine fest angestellte CFO-Rolle ist oft wirtschaftlich nicht sinnvoll oder personell kaum abdeckbar.

Die Lösung: ein „virtual CFO“, also die Auslagerung der CFO-Funktion an ein spezialisiertes externes Team.

Diese Form der Zusammenarbeit bringt klare Vorteile:

• Keine internen Fixkosten für eine Vollzeitstelle
• Zugriff auf breites Fachwissen in Betriebswirtschaft, Recht und digitalen Prozessen
• Skalierbare Betreuung – von punktueller Unterstützung bis zur laufenden Begleitung
• Schneller Zugriff auf fundierte Analysen und Entscheidungsgrundlagen
• Erfahrung aus verschiedenen Branchen – praxisnah und unabhängig

Mit redmin als virtual CFO erhalten Unternehmen nicht nur fachliche Expertise, sondern auch einen praxisorientierten Sparringpartner, der die finanziellen Herausforderungen versteht – und mit modernen, digitalen Mitteln umsetzt.

So wird die CFO-Funktion auch für kleinere Unternehmen zugänglich – flexibel, bedarfsorientiert und wirksam.

Ein virtual CFO übernimmt zentrale Aufgaben der finanziellen Führung – flexibel, bedarfsgerecht und ohne interne Fixkosten. Die Zusammenarbeit kann projektbezogen oder laufend erfolgen und orientiert sich an den individuellen Anforderungen des Unternehmens.

Leistungen eines virtual CFO

• Budgetierung und Finanzplanung
  Entwicklung und Überwachung von Jahresbudgets, Forecasts und Szenarien
• Liquiditätsplanung und -steuerung
  Vorausschauende Planung des Zahlungsmittelbestands, inkl. Engpassanalysen und Handlungsoptionen
• Unterstützung bei finanziellen Entscheidungen
  Bewertung von Investitionen, Finanzierungslösungen, Kostenstruktur und strategischen Optionen
• Aufbau und Interpretation von Finanzkennzahlen (KPIs)
  Erstellung von Analysen, Auswertungen und Reports zur fundierten Steuerung des Unternehmens

Ein virtual CFO bringt das strategische Denken eines Finanzchefs in Unternehmen, die keine eigene CFO-Rolle besetzen – und schafft so Transparenz, Kontrolle und Zukunftssicherheit.