Die Buchhaltung bietet in vielen Bereichen grosses Potenzial zur Kosteneinsparung durch Automatisierung. Besonders bei einer hohen Anzahl wiederkehrender Transaktionen kann eine clevere Prozessautomatisierung schnell mehrere tausend Franken monatlich einsparen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir zwei Praxisbeispiele, bei denen unsere Kunden mit automatisierten Buchhaltungsprozessen erheblich profitiert haben:
Webshops: Automatisierte Verbuchung von Auszahlungen durch Zahlungsprovider
Beim Aufbau eines Webshops liegt der Fokus häufig auf Design, Benutzerfreundlichkeit und verfügbaren Zahlungsmethoden – und weniger auf der späteren Verbuchung von Zahlungseingängen. Genau dort aber entstehen oft unnötige Aufwände.
Problem: Zahlungsprovider ziehen Gebühren direkt ab
Zahlungsanbieter für Direktzahlungen wie zum Beispiel TWINT, Kreditkartenanbieter verrechnen pro Transaktion Gebühren – meist in Form eines Fixbetrags plus einem prozentualen Anteil. Diese Kommissionen werden direkt vom Auszahlungsbetrag abgezogen, ohne dass eine separate Rechnung gestellt wird.
Das führt dazu, dass auf dem Geschäftskonto nur noch der Netto-Betrag der Auszahlung erscheint – ohne erkennbare Details zu den abgezogenen Gebühren. Für die Buchhaltung bedeutet das: Entweder jede Transaktion wird manuell aufgesplittet, oder der Prozess wird automatisiert.
Unsere Lösung: Automatisierung spart Zeit und Geld
Bei redmin setzen wir konsequent auf die Automatisierung von Banktransaktionen. Wenn in den Bankdaten Hinweise auf die Kommission enthalten sind, können wir diese gezielt auslesen und direkt in der Buchhaltung verbuchen – unterteilt in Bruttobetrag und Kommission.
Ein typisches Beispiel:
Transaktion: POSTFINANCE E-PAYMENT
Nettoauszahlung: CHF 98.32
Kommission: CHF 1.68
Bruttobetrag: CHF 100.00
Auch bei prozentualen Kommissionen lassen sich Regeln hinterlegen, die automatisch den richtigen Buchungssatz generieren – inkl. Zuordnung zum passenden Konto. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert Fehler und erhöht die Transparenz in deiner Buchhaltung.
Spendenbasierte Vereine: Automatisierte Verbuchung von Gönnerbeiträgen
Ein weiteres Beispiel für effektive Buchhaltungsautomatisierung betrifft spendenfinanzierte Vereine. Gerade bei grösseren Organisationen mit aktiver Community gehen oft zahlreiche, teils unregelmässige Zahlungen ein – beispielsweise als Spenden, Gönnerbeiträge oder Kampagnenunterstützung.
Herausforderung: Hunderte von unstrukturierten Zahlungseingängen
Wenn Mitglieder oder Unterstützer ohne spezifische Zahlungsreferenz überweisen, entsteht in der Buchhaltung schnell ein hoher manueller Aufwand. Jeder Eingang muss geprüft, zugeordnet und korrekt verbucht werden – ein Prozess, der Zeit frisst und hohe Personalkosten verursachen kann.
Unsere Lösung: Buchungsregeln mit intelligenten Textfiltern
In einem aktuellen Kundenprojekt konnten wir einem Verein mehrere tausend Franken jährlich einsparen, indem wir intelligente Buchungsregeln eingeführt haben:
Gerade für Non-Profit-Organisationen ist dies ein enormer Hebel, um Ressourcen zu schonen und die Verwaltung zu entlasten.
Fazit: Automatisierung in der Buchhaltung lohnt sich – ab dem ersten Monat
Ob du einen Webshop betreibst oder eine gemeinnützige Organisation führst: Die Automatisierung von Transaktionen in der Buchhaltung bringt nicht nur finanzielle Einsparungen, sondern auch eine bessere Übersicht und höhere Qualität deiner Finanzdaten.
Wir bei redmin unterstützen dich gerne dabei, effiziente und digitale Buchhaltungsprozesse aufzubauen – individuell angepasst an deine Organisation und mit modernsten Tools umgesetzt.
Lass uns gemeinsam herausfinden, welches Automatisierungspotenzial in deiner Buchhaltung steckt.
