Visumsstrukturen in der Buchhaltung: Effiziente Prozesse für klare Verantwortlichkeiten

Je grösser eine Organisation wird, desto mehr Personen sind in der Regel an der Belegeinreichung beteiligt. Daher ist es entscheidend, klare Regelungen zu schaffen, wer welche Berechtigungen besitzt. Einschränkungen bei der Belegfreigabe sind sowohl in der Buchhaltung als auch im E-Banking umsetzbar. Ein bewährtes Mittel dafür sind Visumsstrukturen, die beispielsweise in der Abacus-Buchhaltung flexibel eingerichtet werden können. Diese reichen vom einfachen Pool-Visum bis hin zu komplexen mehrstufigen Freigabeworkflows. Der Visumsprozess kann von den Verantwortlichen ortsunabhängig durchgeführt werden.

Worauf solltest du bei der Einführung von Visumsstrukturen achten?

• Umsetzbarer Workflow: Ist der vorgesehene Freigabeprozess so gestaltet, dass Rechnungen rechtzeitig innerhalb der Zahlungsfrist beglichen werden können?
• Vertretungsregelungen: Sind Stellvertreter festgelegt, die in Abwesenheit der Verantwortlichen die Freigabe übernehmen können?
• Fachliche Kompetenz: Sind die Personen, die für die Freigabe zuständig sind, in der Lage, die Belege auf ihre Richtigkeit zu prüfen?

Generell lässt sich festhalten, dass ein Visumsprozess in der Regel mehr für grössere Organisationen geeignet ist, bei welchen eine Vielzahl an Personen involviert ist. 

Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob im E-Banking zusätzlich eine Visierung erforderlich ist. Diese zusätzliche Sicherheitsmassnahme kann sinnvoll sein, um die Kontrolle weiter zu stärken. Gleichzeitig kann ein zusätzliches Visum im E-Banking dazu führen, dass der gesamte Visumsprozess nicht innert der Zahlungsfrist absolviert werden kann. 

Möchtest du Visumsstrukturen in der Buchhaltung deines Unternehmens einführen? Dann kontaktiere uns jetzt – wir unterstützen dich gerne bei der Implementierung.