Die Mitgliederverwaltung bringt im heutigen Vereinsleben einige Herausforderungen mit sich. Einerseits haben die Vereinsfunktionäre aufgrund verschiedenen Entwicklungen weniger Kontakt mit den Vereinsmitgliedern, andererseits arbeiten viele Vereine mit einer Vereinssoftware. Dies hat zwar den Vorteil, dass die Verwaltung des Vereins in einer Software geschieht, führt jedoch dazu, dass bei gewissen Vereinsarten mehrere Datenbanken gleichzeitig aktuell gehalten werden müssen, da der jeweilige Verband eine eigene Mitgliederliste verlangt. Eine veraltete und / oder unvollständige Mitgliederliste hat mehrere negative Auswirkungen im Vereinsalltag. So entstehen beispielsweise vermeidbare Kosten bei fehlgeschlagene Postsendungen.
Wir verraten dir drei Tipps, wie dein Verein aktuelle Mitgliederlisten erhält:
Einfachheit:
Halte die Führung der Mitgliederdatenbank möglichst einfach. Aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit und zur Minimierung des Aufwandes, empfehlen wir zudem nur eine Datenbank zu führen. Weiter empfiehlt es sich Schnittstellen zu schaffen, mit welchen Vereinsmitglieder einfach ihre Adressmutationen mitteilen können. Besonders gut dafür geeignet sind dafür Online-Formulare, welche auf der Vereinshomepage abrufbar sind.
Regelmässigkeit:
Der wichtigste Aspekt bei der Führung der Mitgliederdatenbanken ist die regelmässige Einforderung aktueller Mitgliederdaten. Eine einmalige Einforderung bringt insofern keinen Mehrwert, wenn die Datenbanken anschliessend nicht mehr aktualisiert werden. Im Rahmen unserer Dienstleistung übernehmen wir aus diesem Grund nicht nur die Einforderung der Adresslisten, sondern auch gleich die Eintragung / den Abgleich in die Mitgliederdatenbank.
Mitglieder und Vereinsfunktionäre sensibilisieren
Zu guter Letzt: Fehlerfreie und vollständige Mitgliederlisten setzen voraus, dass der gesamte Verein dazu beiträgt und dafür sorgt, dass aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Somit sollten bei Informationsanlässen, Generalversammlungen, etc. solche Themen zwingend wiederholt angesprochen und darauf aufmerksam gemacht werden.
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