Checkliste Lohnbuchhaltung zum Jahreswechsel 2024/2025

Der Jahreswechsel ist in der Lohnbuchhaltung eine geschäftige Zeit. Viele wichtige Aufgaben müssen erledigt werden, um das abgelaufene Jahr korrekt abzuschliessen und einen reibungslosen Start ins neue Jahr sicherzustellen. Unsere Checkliste hilft dir, alle relevanten Schritte im Überblick zu behalten.

Abschliessende Arbeiten für das Vorjahr

1. Kontrolle und Abschluss der Lohnperioden 2024
Stelle sicher, dass alle Lohnperioden des Jahres 2024 korrekt erstellt und verbucht sind. Prüfe auch, ob alle Zahlungen ausgeführt wurden.

2. Deklarationen
Die nachstehenden Meldungen müssen je nach gesetzlichen Anforderungen und spezifischen Gegebenheiten deines Unternehmens fristgerecht eingereicht werden:

• AHV, FAK, UVG. UVGZ und KTG: Melde die definitiven Lohnsummen bei den zuständigen Stellen.
• BVG: Oftmals erfolgt die Meldung für das Folgejahr
• Quellensteuer (QST): Kontrolle, ob alle Monatsmeldungen durchgeführt wurden. Wo erforderlich, sind Jahresmeldungen an die Steuerbehörden vorzunehmen.
• Weitere Deklarationen: Prüfe, ob andere Meldungen notwendig sind.

3. Ausstellen der Lohnausweise

• Stelle sicher, dass alle Lohnausweise für die Mitarbeitenden erstellt sind.
• Die Lohnausweise müssen den Mitarbeitenden rechtzeitig zugestellt werden.
• Je nach Kanton ist eine Kopie auch an die kantonale Steuerverwaltung zu senden.

4. Versand von Bescheinigungen
Versende allfällige Bescheinigungen, wie beispielsweise: Ansässigkeitsbescheinigungen für Mitarbeitende, die im Ausland wohnen.

Vorbereitungen für das Jahr 2025

1. Kontrolle allfälliger Gesetzesänderungen
Informiere dich über Änderungen im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht, die ab 2025 in Kraft treten, und passe deine Prozesse entsprechend an.

2. Kontrolle der Versicherungssätze
Prüfe, ob sich die Beitragssätze für AHV, FAK, UVG, KTG oder andere Versicherungen ändern. Stelle sicher, dass die neuen Sätze in deiner Lohnsoftware korrekt hinterlegt sind.

3. Kontrolle der jahresbezogenen Sätze
Stelle sicher, dass alle Jahresbeiträge und Grenzwerte, wie beispielsweise der Quellensteuersätze, aktualisiert sind. Achtung: Hier kann jeweils im Frühjahr zu Kantonalen Aktualisierungen der Steuersätze kommen.

4. Einholen von Bescheinigungen
Fordere notwendige Bescheinigungen von deinen Mitarbeitenden an, wie z. B.:
Ansässigkeitsbescheinigungen oder ähnliche Dokumente, die für die korrekte Abrechnung oder Sozialversicherungsmeldung notwendig sind.

5. Kontrolle der Löhne
Prüfe die Löhne aller Mitarbeitenden auf Korrektheit. Berücksichtige dabei:

• Allfällige gesetzliche Anpassungen, wie z. B. Mindestlohnerhöhungen.
• Vertraglich vereinbarte Lohnerhöhungen.
  
  

6. Anpassung der gemeldeten Akontobeiträge
Falls notwendig, melde Änderungen der Akontobeiträge bei den Versicherungen und Sozialversicherungsträgern, um Beiträge für das Jahr 2025 zu korrigieren.

Fazit
Mit einer strukturierten Checkliste und einer genauen Planung kannst du sicherstellen, dass der Jahreswechsel in der Lohnbuchhaltung reibungslos verläuft. Achte darauf, Fristen einzuhalten und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Falls du Unterstützung benötigst, stehen wir dir gerne zur Seite!